Tietosuojaeloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
2. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
• jäsenpalvelu ja jäsenrekisterin ylläpito
• vapaaehtois- ja tapahtumatoimintaan ilmoittautumisten käsittely
• yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• verkkosivujen kautta saatujen yhteydenottopyyntöjen ja vapaaehtoislomakkeiden
käsittely
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on:
• rekisteröidyn suostumus (yhteydenottolomakkeet ja vapaaehtoislomakkeet)
• sopimus tai jäsenyyteen liittyvä velvoite (jäsenlomakkeet ja jäsenrekisteri)
• yhdistyksen oikeutettu etu (viestintä ja toiminnan kehittäminen)
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Lomakkeittain kerättävät tiedot:
• Yhteydenottolomake: nimi, sähköpostiosoite, viesti ja ilmoitettu rooli (asiakas,
vapaaehtoinen, opiskelija tai muu)
• Vapaaehtoislomake: nimi, sähköpostiosoite ja viesti
• Jäsenlomake: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero,
postitoimipaikka, tieto opiskelijastatuksesta ja vapaaehtoinen perustelukenttä ("miksi
haluaa tukea")
Lisäksi lomakkeiden lähetyksen yhteydessä voidaan tallentaa teknisiä tietoja (esimerkiksi IP-osoite ja lähetysaika) tietoturvan varmistamiseksi.
4. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään:
• verkkosivujen kautta täytetyistä yhteydenotto-, vapaaehtois- ja jäsenlomakkeista
• jäsenyyden tai vapaaehtoistoiminnan yhteydessä rekisteröidyltä itseltään
5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Käytössä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Verkkolomakkeiden kautta saatuja tietoja käsitellään suojatussa sähköpostijärjestelmässä, johon on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.
Jäsenrekisterin tiedot tallennetaan Membook-järjestelmään, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä Yhdistyksen lukuun ja noudattaa tietosuojalainsäädäntöä. Kaikki tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille toimijoille ilman lainmukaista perustetta. Jäsenrekisterin tietoja käsitellään Membook-järjestelmässä, joka toimii yhdistyksen sopimuskumppanina ja tietojen käsittelijänä.
Verkkolomakkeiden kautta saadut tiedot säilytetään Yhdistyksen sähköpostijärjestelmässä, joka on suojattu asianmukaisesti.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen säilytysaika
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot: säilytetään niin kauan kuin henkilö on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan
Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella (esimerkiksi mahdollisiin oikeusvaateisiin
varautumiseksi).
• Vapaaehtois- ja yhteydenottolomakkeiden tiedot: säilytetään enintään 12 kuukautta
asian käsittelystä, ellei jatkokontakti edellytä pidempää säilytystä.
• Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai
sopimusvelvoitteet edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista
• pyytää tietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• peruuttaa suostumuksensa, jos käsittely perustuu suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa
liittyvällä perusteella
• saada tietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos
käsittely perustuu suostumukseen ja suoritetaan automaattisesti
Pyyntö voidaan tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
9. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/
10. Yhteydenotot
Tietosuojaan ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät yhteydenotot:
Tinja Siltavuori
Suomen häirintäyhdyshenkilöt ry
Koskelantie 66 B B 48, 00600 HELSINKI
Sähköposti: siltavuori.tinja@gmail.com
11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön tai toimintatapojen
muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.10.2025.
12. Evästeet ja verkkosivujen käyttö
Verkkosivusto käyttää välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi.
Sivustolla ei käytetä analytiikkaa tai kävijäseurantaa ilman käyttäjän suostumusta. Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimensa asetuksista.
Hyväksyn erilaisuuden ja pyrin arvostamaan jokaisen ihmisen ainutlaatuisuutta.
En tee oletuksia ihmisistä heidän ulkoisten ominaisuuksiensa tai nimensä perusteella.
Pyrin ymmärtämään ja kunnioittamaan toisten erilaisia taustoja, näkökulmia ja kokemuksia, sekä kuuntelemaan avoimesti.
Kuuntelen avoimesti ja läsnäolevasti.
Kysyn tarvittaessa selventäviä kysymyksiä sen sijaan, että tekisin oletuksia.
Huomioin omat ennakkoluuloni ja pyrin suhtautumaan avoimesti erilaisuuteen.
Kunnioitan toisten henkilökohtaista tilaa ja rajoja.
Hyväksyn, etten voi tietää toisen ihmisen rajoja, ennen kuin kysyn niistä.
Kysyn aina ennen kuin kosketan.
Rakennan keskusteluja toisia kunnioittavalla tavalla.
Annan muille tilaa tulla kuulluiksi ja vältän päälle puhumista.
En kommentoi toisten kehoa, syömistä tai tapaa olla tai ilmentää itseään.
En oleta, että kaikki haluavat osallistua keskusteluun samalla tavalla.
Kannustan kaikkia osallistumaan keskusteluun omalla tavallaan ja annan tilaa erilaisille äänille.
Otan vastuun toiminnastani.
Jos loukkaan jotakuta tahattomasti tai tahallisesti, pyydän anteeksi ja muutan käytöstäni.
Myös erehtyminen on inhimillistä; jos en ole varma jostakin asiasta, uskallan kysyä, keskustella ja oppia.
Ei tarkoittaa ei.
Lopetan tai muutan käytöstäni, jos toinen niin pyytää.
Rohkeus puuttua epäasialliseen käytökseen.
Jos huomaan epäasiallista käytöstä, pyrin rohkeasti puuttumaan tilanteeseen kaikkia kunnioittavalla tavalla.
Tuon tukea niille, jotka kohtaavat epäasiallista tai loukkaavaa kohtelua.
Vaiheittainen opas turvallisemman tilan toteuttamiseen
1. Valmistelu ennen tapahtumaa
- Laadi selkeä turvallisemman tilan ohjeistus ja jaa se osallistujille etukäteen.
- Varmista, että vapaaehtoiset ja järjestäjät tuntevat roolinsa turvallisen ympäristön ylläpitämisessä.
- Järjestä tilat niin, että niissä on riittävästi liikkumavaraa, selkeästi merkityt poistumistiet
sekä mahdollisuus rauhalliseen tilaan vetäytymiseen.
- Huomioi tilojen saavutettavuus, inklusiivisuus ja erilaisten osallistujien tarpeet.
2. Viestintä ja osallistujien informointi
- Tuo turvallisemman tilan periaatteet selkeästi esiin tapahtuman alussa.
- Kerro, miten osallistujat voivat ilmoittaa häirinnästä tai ongelmatilanteesta.
- Anna konkreettisia esimerkkejä toimintamalleista:
"Ei tarkoittaa ei" -periaatteen noudattaminen
Toisten henkilökohtaisten rajojen ja koskemattomuuden kunnioittaminen
Häirintätilanteiden ilmoittaminen turvalliselle henkilölle tai häirintäyhdyshenkilölle
3. Tapahtuman aikana
- Toimi rohkeasti ja välittömästi, jos havaitset häirintää, syrjintää tai väkivaltaa.
- Tue osallistujia, jotka kohtaavat epäasiallista käytöstä, ja varmista, että he tietävät, mistä saada apua.
- Varmista, että kaikkien osallistuminen tapahtuu vapaaehtoisesti ja omalla mukavuusalueella.
4. Häirintä- ja konfliktitilanteet
- Pidä käytössä selkeä toimintamalli häirintätilanteiden varalta (esim. häirintäyhdyshenkilö, turvallinen tila vetäytymiseen).
- Dokumentoi tilanteet ja varmista tarvittaessa asianmukaiset jatkotoimet.
- Keskity tilanteessa uhrin tukemiseen, ei syyllisten etsimiseen tapahtumahetkellä.
5. Tapahtuman jälkeen
- Kerää osallistujilta palautetta heidän kokemuksistaan turvallisuudesta.
- Arvioi, miten hyvin turvallisemman tilan periaatteet toteutuivat ja mitä voidaan vielä kehittää.
- Jaa opitut kokemukset vapaaehtoisten ja järjestäjien kesken, jotta seuraavat tapahtumat olisivat entistä turvallisempia ja inklusiivisempia.
